Informationspflicht – Kunden

Informationspflichten nach Artt. 13, 14 DSGVO1 bei der Erhebung personenbezogener Daten direkt oder nicht direkt beim Betroffenen 

1. Verantwortlicher / Vertreter 

teichitekten GmbH & Co. KG
Dorfstraße 174
21365 Adendorf / OT Erbstorf

Telefon: +49 4131 83090-0
E-Mail: kontakt@teichitekten.de

2. Datenschutzbeauftragter 

JF.Consulting GmbH
J. Feldt
Kantstraße 5
21391 Reppenstedt

Telefon: +49 160 99104243
E-Mail: datenschutz@teichitekten.de

3. Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde 

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon +49 511 1204500
E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de

4. Zweck der Datenerhebung 

Die Daten wurden direkt erhoben und dienen dem Zweck: 

  • geschäftliche Beziehungen zu knüpfen 
  • vorvertragliche Maßnahmen einzuleiten 
  • Verträge zu schließen und durchzuführen 
  • geschäftliche Kontakt zu halten.  

Im nachvertraglichen Verhältnis werden die Daten verwendet um gezielt in uregelmäßigen Abständen auf Produktneuheiten hinzuweisen. Die Vorstellung dieser Neuheiten erfolgt postalisch oder über elektronische Übermittlungsmedien (kein regelmäßiger Newsletter). 

5. Rechtsgrundlage 

Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben: 

  1. Ihrer Einwilligung, die Daten zu dem oben genannten Zweck verarbeiten zu dürfen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. 
  2. Ihrer Anfrage nach der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, vorvertraglicher Maßnahmen oder der Durchführung/Erfüllung eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. 
  3. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, gemäß Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. c) DSGVO 

6. Datenerhebung durch berechtigtes Interesse 

Ein berechtigtes Interesse ist z.B. die Weiterverarbeitung der Daten, zum Zwecke der (Direkt-)Werbung und des Online-Marketings (dieser Verarbeitung können sie jedoch widersprechen).  
Die Weiterverarbeitung in betrieblichen Systemen wie Kundenmanagement, Liefermanagement u.a. entspricht ebenfalls einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen und dienen der Strukturierung und Abwicklung betrieblicher Prozesse. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.  

7. Empfänger der Daten 

7.1 Interne Empfänger 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen: 

Geschäftsführung, Marketing, Logistik, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Controlling 

7.2 Externe Empfänger 

Im Rahmen der Verarbeitung von Kundenanliegen werden u.U. auch externe Empfänger diese Daten erhalten. 

7.2.1 Dienstleister

Externe Logistikdienstleister (DHL, UPS, Hermes, u.a.), Dienstleister für digitalen Dokumentenversand (z.B. ePost), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Inkassounternehmen, Kreditauskunfteien 

7.2.2 Behörden

Finanzamt, Aufsichtsbehörde, Gericht, andere Rechtsorgane 

8. Datenweitergabe an ein Drittland / internationale. Organisation 

Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln.  

Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können.  

8.1 Angemessenheitsbeschluss 

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt. 

8.2 Angemessene Garantien  

Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt. 

9. Aufbewahrungszeitraum 

Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung und Dokumentationspflichten entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht. 

  • Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, …), 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) 
  • Handels-/Geschäftsbriefe (z. B. Angebote aus denen ein Vertrag resultiert, 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) 
  • Bei Wegfall des oben genannten Zweckes sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO) 
  • Bei begründetem Widerspruch der Verarbeitung sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. c) DSGVO) 
  • Nach 4 Jahren der letzten geschäftlichen Kommunikation. 

Die oben genannten erhobenen Daten sind zu der Zweckerfüllung erforderlich und werden gemäß des Datenminimierungsprinzips erhoben. Es werden nur die zur Zweckerfüllung nötigen Daten erhoben und auf das notwendige Maß beschränkt gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO. 

10. Ihre Rechte 

Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte: 

  • Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat. 
  • Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen. 
  • Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen. 
    Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen. 
    Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt.  
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).
  • Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 

11. Datenherkunft 

Die Daten werden von der Betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt. 

12. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e) DSGVO) 

Die Bereitstellung der Daten ist: 

  • ☐gesetzlich vorgeschrieben 
  • ☒vertraglich vorgeschrieben 
  • ☒für einen Vertragsabschluss erforderlich 

Die betroffene Person ist verpflichtet diese Daten bereitzustellen. Sofern die Bereitstellung nicht erfolgt, ist der Zweck der Verarbeitung nicht zu erfüllen. 

Die Erhebung der Daten ist erforderlich für die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses. 

13. Automatisierte Entscheidung / Profilbildung 

Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen, oder um Benutzerprofile zu erstellen. 

14. Zweckerweiterung der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 3 DSGVO) 

Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen. 

15. Erhobene Datenkategorien 

Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt. 

15.1 Geschäftspartner 

Firmenname, Rechtsform, Position, Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil) E-Mail-Adresse 

15.2 Ansprechpartner

Vorname, Name, Abteilung, Position, Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil), E-Mail-Adresse